Bestuur

Het Bestuur van de Hospice Sravana is verantwoordelijk voor het opstellen van het beleidsplan en voor beslissingen op lange termijn. Het bestuur ziet toe op de uitvoering ervan en legt jaarlijks verantwoording af middels het jaarverslag en een financiële rapportage.

Leden van het bestuur:
Pieter Jan Eshuis – Voorzitter
Henk Hendriks – Secretaris
Jan Föllings – Penningmeester
Rinus Lauret – PR en Communicatie
Frans Derksen – Lid

Klachtenprocedure

Stichting Sravana doet haar best om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Soms gaat er toch wel eens iets mis of kunnen zaken beter. Als dat zo is, willen wij het graag van u horen. Pas dan kunnen wij immers actie ondernemen om verbeteringen aan te brengen. Hieronder staat in het kort wat u kunt doen wanneer u niet tevreden bent over Stichting Sravana.
Het woord ‘klacht’ kan erg zwaar klinken en daarom worden soms ook zaken die verbeterd kunnen worden, niet aan ons gemeld. We horen echter graag suggesties die ons werk kunnen verbeteren. Aarzel niet om ons uw ideeën te geven.
Het kan voorkomen dat u niet tevreden bent over één van onze vrijwilligers, coördinatoren of een bestuurslid. Als dat zo is: laat het ons weten! En hebt u daar zelf moeite mee, vraag dan iemand in uw omgeving dat voor u te doen. U kunt er van op aan dat uw kritiek vertrouwelijk wordt behandeld.

Het is echter vaak het beste om uw klacht eerst te bespreken met degene tegen wie uw klacht zich richt of met een coördinator als het over een vrijwilliger of een bestuurslid gaat. Misschien kunt u in een gesprek tot een oplossing komen. Als dit gesprek geen bevredigende oplossing biedt, kunt u uw klacht indienen bij het bestuur van Stichting Sravana. Het bestuur kan dan de klachtencommissie bijeenroepen. Als de hiervoor beschreven procedure op niets uitloopt, dan kunt u uw klacht richten tot de Klachtencommissie van VPTZ Nederland.

U kunt mondeling of schriftelijk een klacht indienen. Hiervoor zijn klachtenformulieren verkrijgbaar bij de coördinatoren. Maar u kunt ook een brief schrijven. Het adres is:

Bestuur van Stichting Sravana

Groot Hagen 2

7009 AM Doetinchem

Zet uw naam, adres en telefoonnummer in de brief en schrijf zo duidelijk mogelijk op wat er is gebeurd. Vergeet niet de naam van de vrijwilliger of coördinator waar het om gaat, te vermelden. Als u het moeilijk vindt om uw klacht op te schrijven, dan kunt u hulp vragen van een medewerker van Stichting Sravana.

Alle van belang zijnde zaken voor de behandeling van uw klacht zijn vastgelegd in een klachtenreglement. U kunt dit reglement opvragen bij de coördinator. De belangrijkste punten uit dit reglement:

  • Binnen een week bevestigen we de ontvangst van uw klacht. U hoort dan ook de naam van degene die uw klacht gaat onderzoeken. Als u wilt, volgt er een gesprek. Daarbij kunt u nog eens duidelijk vertellen wat er aan de hand is. De medewerker met wie u dat gesprek heeft, probeert dan met u en de betrokken VPTZ-medewerker een oplossing te vinden.
  • Binnen zes weken na ontvangst van uw klacht ontvangt u een schriftelijk voorstel. Wanneer wij van u horen dat u tevreden bent over dit voorstel, eindigt de procedure. Wij sturen u dan een schriftelijke bevestiging. Als u niet tevreden bent over de afhandeling, kunt u de klacht voorleggen aan de Klachtencommissie van VPTZ Nederland.
    Klachtencommissie VPTZ Nederland
    P/a Barchman Wuytierslaan 10
    3818 LH Amersfoort
    Een klacht kan ook per e-mail ingestuurd worden: info@vptz.nl
De landelijke klachtencommissie VPTZ Nederland is een onafhankelijke commissie waarvan de leden benoemd zijn door de ledenraad en het bestuur van VPTZ Nederland. De leden hebben een juridische achtergrond of een achtergrond in het vrijwilligerswerk, de zorg of het cliëntenbeleid.

De eerste vraag die de commissie zich stelt, is of zij ontvankelijk is voor de klacht die u indient. Als dat zo is, onderzoekt de commissie de zaak en praat zo nodig met u en met de betrokken vrijwilligers/coördinatoren/bestuursleden. Vervolgens doet zij uitspraak over de zaak. Deze uitspraak betreft het gegrond of ongegrond verklaren van uw klacht met bijbehorende onderbouwing. Als het mogelijk en nodig is, geeft de commissie bij haar uitspraak één of meer aanbevelingen over te treffen maatregelen.

Het is de bedoeling dat binnen tien weken na het in behandeling nemen van de klacht een uitspraak wordt gedaan. Als het langer duurt, krijgt u daarvan bericht. Als de commissie een uitspraak doet, krijgt u die uitspraak op papier. Binnen een maand na de uitspraak van de commissie laat het bestuur van Stichting Sravana u weten of en zo ja welke maatregelen worden getroffen om herhaling van uw klacht te voorkomen. Als er geen maatregelen worden genomen op basis van de aanbevelingen, wordt beargumenteerd waarom men deze niet neemt.

Tegen een uitspraak van de klachtencommissie kan geen beroep worden aangetekend. Mocht u besluiten om zelf een gerechtelijke procedure te starten, dan stopt de procedure van de landelijke klachtencommissie.

Aan de klachtenprocedure zijn voor u geen kosten verbonden.

Privacyreglement

De Stichting Sravana te Doetinchem hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar cliënten, vrijwilligers, personeel en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd in lijn met de relevante wetgeving in het kader van de bescherming van persoonsgegevens.

In dit privacyreglement staat beschreven hoe de organisatie gegevens van cliënten, hun naasten en andere externe relaties registreert, verwerkt en bewaart.

Het privacyreglement voor gegevens van personeel en vrijwilligers verbonden aan de organisatie is verwerkt in het privacyreglement Personeel en Organisatie. Bekrachtigd door het algemeen bestuur van Sravana op 12 augustus 2018.

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. Organisatie: de Stichting Sravana te Doetinchem
b. Persoonsgegevens: alle gegevens waarmee een persoon herleid kan worden
c. Betrokkene: de persoon waarvan de gegevens verwerkt worden
d. Verwerker: personen die persoonsgegevens verwerken binnen de organisatie
e. Cliënt: de persoon aan wie de vrijwillige palliatieve terminale zorg wordt verleend
f. Naasten: alle personen in de privésfeer met wie de cliënt direct in contact staat

De organisatie verwerkt persoonsgegevens van cliënten en diens naasten met als doel het mogelijk maken van vrijwillige palliatieve terminale zorg aan cliënten in de laatste levensfase en hun naasten. Daarnaast worden gegevens vastgelegd om te kunnen voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen in het kader van deze activiteiten.

Gegevens van personen die via de website of telefonisch informatie aanvragen over de organisatie en haar activiteiten, worden vastgelegd om aan die informatieverstrekking te kunnen voldoen.

De organisatie legt namen en e-mailadressen vast voor het verzenden van nieuwsbrieven.

Voor het vastleggen van de gegevens wordt uitdrukkelijk toestemming gevraagd aan betrokkenen, tenzij verwerking nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Indien er sprake is van een schriftelijke overeenkomst tussen cliënt en organisatie geldt deze als basis voor het vastleggen van persoonsgegevens.

De registratie van gegevens van cliënten wordt gevoerd op naam van de cliënt. Alleen persoonsgegevens die nodig zijn om goede vrijwillige palliatieve terminale zorg te kunnen verlenen worden verwerkt. De organisatie heeft in het ‘register van verwerkersactiviteiten’ vastgelegd welke gegevens dit kunnen zijn. Dit register is op te vragen bij de verantwoordelijke genoemd onder 4.

De persoonsgegevens worden door de cliënt en/of naasten zelf verstrekt tijdens een intakegesprek. Daarnaast kunnen gegevens verstrekt worden door andere zorgverleners, zoals de huisarts en de medewerkers van de thuiszorgorganisatie, echter dit gebeurt alleen als deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vrijwillige palliatieve terminale zorg.

Naast gegevens van de cliënt kunnen (contact)gegevens van naasten geregistreerd worden. Ook deze worden door de cliënt en/of naaste zelf verstrekt.

Van personen die informatie aanvragen bij de organisatie worden naam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer vastgelegd, maar alleen als deze gegevens nodig zijn voor die informatieverstrekking.

Van personen die nieuwbrieven ontvangen wordt alleen de naam en het e-mailadres vastgelegd.

De organisatie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Binnen de organisatie is een medewerker aangewezen die contactpersoon is en beslissingsbevoegd ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, naasten en andere externen. Dit is de algemeen coördinator.

Het verwerken van persoonsgegevens is binnen de organisatie belegd bij de coördinatoren, die de dagelijks leiding over de activiteiten van de organisatie hebben. Zij hebben inzicht in alle vastgelegde informatie en kunnen dit ook aanpassen en wijzigen.

Vrijwilligers en andere zorgverleners hebben toegang tot alleen die gegevens die van belang zijn voor de vrijwillige palliatieve terminale zorg aan de betreffende cliënt.

Coördinatoren en vrijwilligers hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van deze gegevens.

Tijdens het verblijf in het hospice is een papieren dossier voorhanden met gegevens die relevant zijn voor de vrijwillige palliatieve terminale zorg. De zorgverleners van de cliënt, betrokken vrijwilligers, de cliënt zelf en/of diens naasten hebben toegang tot dit dossier. Aan de cliënt wordt hiervoor toestemming gevraagd. De wijze van bescherming van deze gegevens is vastgelegd binnen de organisatie en wordt besproken met de cliënt en/of naasten.

Verwerkers in opdracht van de organisatie

De organisatie kan andere partijen inschakelen en die toegang verlenen tot persoonsgegevens met het doel de organisatie in haar activiteiten te ondersteunen. Als deze partijen hierbij ook persoonsgegevens verwerken, worden zij ‘verwerkers’ genoemd.

In het geval van de organisatie is dit ondersteuning bij de werking van het softwarepakket waarin de gegevens van betrokkenen worden verwerkt. Verwerker heeft inzage in de gegevens op het moment dat er problemen zijn met het pakket.

Deze verwerkers zullen in een verwerkersovereenkomst worden verplicht de AVG na te leven, waarbij nadrukkelijk wordt geëist dat deze verwerkers zich maximaal inspannen de persoonsgegevens te beschermen.

De organisatie maakt gebruik van de volgende verwerkers:

• Adcase: helpdeskfunctie voor de cliëntenregistratie in het pakket ONS
• VPTZ Nederland: helpdeskfunctie voor de cliëntenregistratie in pakket ONS

Gegevens van betrokkenen worden niet verstrekt aan derden als zij geen rol hebben bij de zorg van de cliënt. Verstrekking van gegevens aan andere zorgverleners, zoals de thuiszorg en de huisarts, vindt plaats als dit in het belang is van de zorg aan de cliënt. Betrokkenen worden hierover altijd geïnformeerd.

Ten behoeve van onderzoek of statistiek kunnen desgevraagd aan derden geanonimiseerde persoonsgegevens worden verstrekt. Deze gegevens zijn nooit te herleiden naar een persoon.

Een maal per jaar worden deze geanonimiseerde gegevens verstrekt aan VPTZ Nederland, de koepelorganisatie voor organisaties in de vrijwillige palliatieve terminale zorg. Doel hiervan is het in kaart brengen van de ontwikkelingen rondom vrijwillige palliatieve terminale zorg in Nederland.
Slechts de verantwoordelijke functionaris genoemd onder 4. is bevoegd te beslissen over het verstrekken van geanonimiseerde gegevens aan derden.

Betrokkenen hebben op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. De organisatie handelt in lijn met deze wettelijke verplichting:

• Betrokkene wordt bij de start van de vrijwillige palliatieve terminale zorg gevraagd toestemming te verlenen voor het verwerken van gegevens;
• Betrokkene heeft op elke moment het recht om de gegevens die worden geregistreerd in te zien;
• Betrokkene heeft het recht om gegevens aan te passen en/of te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke verplichting is voor het bewaren van de gegevens;
• Betrokkene kan voor alle vragen betreffende de verwerking van zijn persoonsgegevens contact opnemen met de medewerker genoemd onder 4. Betrokken kunnen schriftelijk (per post of per e-mail) een verzoek tot een of meerdere rechten indienen.
De organisatie heeft een intern proces opgesteld om deze verzoeken te behandelen. Ter verificatie vraagt de organisatie van betrokkenen een kopie van het identificatiebewijs, waarbij foto en BSN zijn afgeschermd.

De organisatie heeft alle technische en organisatorische maatregelen genomen die passend zijn om de geregistreerde persoonsgegevens te beveiligen.

Technische maatregelen die genomen zijn:

• Beveiliging van de kantoorinfrastructuur door middel van beveiligingssoftware
• Encryptie bij het transporteren/versturen van persoonsgegevens
Organisatorische maatregelen:

• Beperking in toegang van de gegevens. Vrijwilligers en andere zorgverleners hebben alleen toegang tot de voor hen relevante informatie. Dit is vastgelegd binnen de organisatie in procedures.
• Toegang tot applicaties vindt alleen plaats via een gebruikersnaam en wachtwoord.
• Papieren dossier staan achter slot en grendel, de beveiliging ervan is beschreven door de organisatie.

De organisatie houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen.

• Voor het verkrijgen van subsidie van het ministerie van VWS voor de vrijwillige palliatieve terminale zorg dienen gegevens van cliënten 10 jaar bewaard te worden.
• Facturen die aan cliënten zijn verzonden voor de eigen bijdrage in het hospice hebben een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
Waar geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is wordt het volgende gehanteerd:

• Gegevens van betrokkenen die informatie hebben opgevraagd bij onze organisatie worden maximaal zes maanden bewaard.
• Naam en e-mailadressen voor het verzenden van de nieuwsbrief worden opgeslagen tot het moment de betrokkene aangeeft de nieuwsbrief niet meer te willen ontvangen.

De organisatie behoudt te allen tijde het recht om dit privacyreglement te wijzigen. Het geldende beleid wordt altijd gepubliceerd op de website van de organisatie
(www.sravana.info).

“Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur van Sravana op 6 juli 2018 en bekrachtigd door het algemeen bestuur van Sravana op 12 augustus 2018.”

Wettelijke invulling van het begrip ANBI

In de wettelijke definitie is sprake van een ANBI als een instelling uitsluitend of nagenoeg uitsluitend het algemeen nut beoogt en voldoet aan een aantal bijkomende voorwaarden.

Fiscale voordelen ANBI’s op een rijtje
Bij een inzet van minimaal 90% voor een algemeen nuttig doel:

  • Een ANBI hoeft geen erfbelasting of schenkbelasting te betalen over erfenissen en schenkingen die de ANBI ontvangt in het kader van het algemeen belang.

  • Uitkeringen die een ANBI doet in het algemeen belang zijn vrijgesteld van schenkbelasting.

  • Als een instelling door de Belastingdienst is aangewezen als ANBI, kan een donateur giften van de inkomsten- of vennootschapsbelasting aftrekken (binnen de daarvoor geldende regels).

Enkele voorwaarden ANBI -status

  • De instelling moet rechtstreeks het algemeen belang dienen

  • De instelling mag geen winstoogmerk hebben.

Sravana

“Innerlijk luisteren, luisteren naar de betekenis achter de woorden, om zo liefdevolle zorg en aandacht te geven. Dat is wat wij doen bij Sravana. Dat is wat Sravana betekent… “